4 consejos que te ayudan a organizar mejor las listas de los quehaceres

Microsoft To Do es un programa fácil de usar para crear listas, administrar tareas y hacer planes diarios. Permite crear, revisar y compartir notas, además de agregar fechas de vencimiento y configurar recordatorios, incluso con mucha anticipación.

Ya se trate de una lista de compras del supermercado, las rutinas de limpieza de la casa o ideas que potencialmente te podrían generar un millón de dólares, una de sus funciones más populares se llama My Day, y ofrece sugerencias personalizadas para actualizar la lista de tareas diarias o semanales.

Conocido anteriormente como Wunderlist, Microsoft To Do puede utilizarse en todos los dispositivos móviles y computadoras y en prácticamente todos los navegadores de internet. Si bien es gratuito, para usar Microsoft To Do debes tener una cuenta de Microsoft, una dirección de correo electrónico y una contraseña que uses con Outlook.com, OneDrive, Skype y otras aplicaciones de Microsoft.

Microsoft OneNote. Si necesitas más funciones para tus listas, el programa gratuito OneNote, de Microsoft, es un bloc electrónico de notas más robusto que permite agregar imágenes, documentos, audio y video. También requiere una cuenta de Microsoft. Puedes guardar fotos —por ejemplo, algo que viste en Pinterest—, escanear documentos o tarjetas de negocios y bosquejar ideas.

Al igual que en Microsoft To Do, todas tus notas se sincronizan en la nube, de modo que siempre trabajas con la versión más actualizada de la lista. Puedes compartir las listas y colaborar con otras personas.

Evernote es una aplicación muy útil para organizar listas, copiar sitios web, pegar fotos, grabar audio, dibujar diagramas y escribir notas. Al igual que con OneNote, todas las notas se sincronizan en forma automática, por lo que puedes acceder a tu información en cualquier lado y compartir o colaborar en la misma nota.

Incluso puedes tomar una foto del texto de un libro o una revista y convertirlo en texto editable. Esta es una gran manera de guardar contenidos y hacer búsquedas por palabra clave.

La versión básica de Evernote, que puede utilizarse en dos dispositivos, es gratuita. Pero los planes prémium con funciones avanzadas y almacenamiento adicional en la nube comienzan a partir de $8.99 al mes.

Hay muchas otras aplicaciones para hacer listas de tareas, como Any.do, Google Keep, Todoist y Remember the Milk (nombre muy simpático, significa “no te olvides de la leche”). Todas ellas son útiles. Aunque pueden variar en cuanto a las funciones y la interfaz, la mayoría son gratuitas para la funcionalidad básica y se sincronizan en todos tus dispositivos.

3. Consejos para administrar listas

Sin importar la aplicación que elijas, los siguientes son algunos consejos para aprovechar al máximo tus listas.

• Organiza tus listas. Las palabras “jugo de naranja” en una lista de compras no deberían estar junto con los colores de pintura para una posible renovación del baño.

Puedes crear distintas listas para diferentes propósitos o, si lo prefieres, una lista maestra codificada por colores. Puedes mover los elementos de una lista hasta la parte superior con el mouse o con la punta del dedo si quieres priorizar algo. En algunos casos, puedes aumentar el tamaño de la letra de un artículo o ponerlo en negrita.

• Actualiza tu lista. En una aplicación, puedes tocar "X" para que aparezca tachada, o puedes hacer que se borre automáticamente una vez que hayas terminado la tarea.

Como la aplicación se sincroniza en todos los dispositivos, ese elemento también aparecerá tachado cuando abras la lista en otro lado. Y si la compartes con alguien —con tu pareja, por ejemplo—, ambos verán siempre la misma lista.

• Compra un lápiz óptico (stylus pen) en tu tienda local de artículos por un dólar si te gusta la sensación de las notas escritas a mano. Puedes usarlo para escribir notas en un teléfono inteligente o tableta, y muchas aplicaciones de listas no solo te permitirán conservar tus notas escritas a mano tal cual, sino que también las digitalizarán por ti.

Algunos teléfonos, como el Samsung Galaxy S23 Ultra, incluyen un lápiz electrónico que es compatible solamente con dispositivos Samsung. Se guarda debajo del teléfono. Si te gusta usar un iPad y quieres un lápiz digital activo que te permita dibujar, Apple y otras empresas los fabrican, si bien son más caros.

• Aprovecha las ventajas exclusivas de la tecnología. A diferencia de una nota adhesiva pegada en una pizarra, las aplicaciones de listas con frecuencia pueden llamarte la atención para que hagas algo.

El proceso varía según la aplicación. Puedes agregar un recordatorio o una alarma y elegir el momento en que quieres recibir una notificación. De ese modo, puedes tener un recordatorio para cancelar una suscripción anual antes de que te cobren otro año, llamar al banco y pedir una mejor tasa de interés antes de que termine el período de gracia en la renovación de un certificado de depósito o comprar el medicamento para la presión arterial en la farmacia en línea cada 90 días.

Deja que tu lista compare precios. Algunas aplicaciones para hacer listas de compras, como Flipp, que es gratis, buscan los mejores precios para los artículos que quieres comprar. Por ejemplo, ingresa las palabras “huevos grandes”. Buscará los precios más económicos cerca de ti y te mostrará dónde están.

También puedes hojear las circulares de las tiendas de tu zona y tocar lo que te interesa para recortarlo digitalmente y guardarlo en otra parte de la aplicación. 

Aprovecha al máximo tu altavoz inteligente. Los altavoces Echo de Amazon, HomePod de Apple y Nest de Google también pueden crear y organizar listas.

Puedes decirles a Alexa, a Google Assistant o a Siri que agreguen un artículo a una lista de compras y luego pedirles que te cuenten lo que hay en la lista de compras. Estos tres asistentes de voz también están disponibles en tu teléfono inteligente —los teléfonos Samsung vienen con Bixby incorporado— y pueden repetirte las notas o las listas cuando le das instrucciones habladas al teléfono.

Los asistentes personales incluso pueden dar recordatorios basados en la ubicación: “Siri, cuando llegue a casa, recuérdame que me fije si necesito más leche”. Si has confirmado tu “casa” en la aplicación de Contactos, Siri sabrá dónde está; si no lo has hecho, te pedirá que lo hagas.

4. Date tiempo para sentirte cómodo

Si no sabes con certeza qué aplicación usar, prueba las funciones durante un par de días. Si sientes que le falta algo, investiga en el menú de Opciones o Configuración antes de desinstalar la aplicación: lo que quieres puede estar ahí, pero quizás no esté activado desde el principio.

A través del ensayo y el error, encontrarás algo que te ayude.

Nota de redacción: este artículo se publicó el 16 de marzo de 2020. Ha sido actualizado con nueva información.