Cómo empezar un negocio por cuenta propia
Todo lo que necesitas saber sobre el papeleo legal, fiscal y contractual.
CORBIS
Haz los trámites necesarios para montar y mantener tu empresa con todas las de la ley.
In English | Si eres nuevo al trabajo por cuenta propia o estás pensando trabajar por tu cuenta, seguramente tendrás muchas preguntas, especialmente respecto a los documentos legales y reguladores que tendrás que obtener y presentar en el curso del año fiscal.
Trabajar por cuenta propia no exige tanto papeleo como lo hacen otros tipos de empresas. Sin embargo, sigue siendo una empresa y es importante que obtengas las licencias y los permisos necesarios, pagues los impuestos a tiempo, dés cuenta de tus ganancias todos los años y lidies con documentos relacionados con los clientes, como contratos, acuerdos de confidencialidad y más.
Para ayudarte a mantenerte al día en tus obligaciones, aquí tienes una lista de los trámites legales y de regulación que tendrás que realizar y de los documentos que necesitarás cuando atiendas a clientes nuevos.
Trámites legales y de regulación que tienes que hacer
Esto es lo que necesitas hacer para montar y administrar legalmente tu empresa autónoma:
1. Obtén las licencias y los permisos correctos: Todos los negocios necesitan algún tipo de licencia o permiso para operar en su estado, condado o ciudad. Lo más probable es que operes tu empresa desde tu casa. Así que es posible que necesites un permiso de ocupación (Home Occupancy Permit) y una licencia comercial general (General Business License). Puedes obtener ambas cosas en el sitio web de tu Gobierno local. O sencillamente utiliza la herramienta en línea "Permit Me" (en inglés) de la Agencia Federal para el Desarrollo de la Pequeñas Empresas (Small Business Administration) para obtener información sobre las licencias y los permisos que necesitas, según tu código postal y tipo de negocio. Asegúrate de obtenerlos antes de comenzar a operar.
2. Inscribe tu nombre comercial: Si quieres darle un nombre distinto al tuyo a la empresa, tendrás que registrar ese nombre ficticio o "razón comercial" con su gobierno local. Esta guía (en inglés) explica cómo hacerlo. Si utilizas tu propio nombre, salta este paso.
3. Paga impuestos estimados: Esto puede resultar una sorpresa para los nuevos trabajadores autónomos, quienes pueden estar acostumbrados a que el empleador les retenga los impuestos. Como trabajador por cuenta propia, es tu responsabilidad pagar impuestos al gobierno federal y estatal cada trimestre. Si esperas deber más de $1.000 cuando presente tu declaración de impuestos anual, tienes que pagar impuestos estimados sobre sus ingresos.
4. Llena una planilla W-9 cuando obtengas un nuevo cliente: Cuando firmes un acuerdo o comiences a trabajar con un nuevo cliente, es probable que te pidan que llenesla planilla W-9 del IRS (Servicio de Impuestos Internos). Llenar una planilla W-9 es sencillo: escribe en ella tu nombre y número de Seguro Social, o tu"razón comercial". El cliente se queda con esta planilla y no la envía al IRS; es una certificación formal de parte tuya de que tu número de identificación fiscal (número de Seguro Social) es correcto. La planilla también te pregunta si está sujeto a retención de impuestos. Casi siempre la respuesta es no, pues la mayoría de los contribuyentes están exentos.
5. Declaración anual de impuestos: la planilla 1099: Si has ganado más de $600 de un cliente en un año, este tiene que informar al IRS de estos pagos mediante la planilla 1099-Misc. Su cliente le enviará una copia a fines de enero cada año. Asegúrate de que esté correcta. ¿Corresponde la cantidad que indica el cliente a lo que indican sus libros? No tiene que hacer otra cosa con la planilla que archivarla y utilizarla cuando prepare su declaración anual de ingresos para el IRS. Considérala el equivalente de la planilla W-2 para el que trabaja por cuenta propia.
Hemos excluido intencionalmente la "constitución en sociedad" (incorporation) como trámite legal y regulatorio para los trabajadores autónomos. Constituirse como sociedad anónima no es una obligación legal. Aunque hacerlo conlleva ciertas ventajas, también tiene desventajas. Para ayudarte a determinar si le conviene constituirse en sociedad legalmente, lee la guía Should You Incorporate Your Freelance or Consulting Business? (¿Debo constituir en sociedad anónima su empresa autónoma o consultoría?) La guía Incorporating Your Business (Cómo constituir tu empresa) es una fuente de consulta útil.
Documentos esenciales para los trabajadores autónomos
Aquí tienes una lista de los documentos que probablemente necesitarás o con los que te toparás cuando trabajes por tu cuenta.
1. Documentos para calcular costos y presentar propuestas. Dale a tu empresa un toque profesional creando tu propia plantilla de marca en que presentar propuestas y presupuestos. Puedes pagarle a un diseñador gráfico para que cree muchos de tus documentos y gráficos, o bien utilizar las plantillas que ofrecen sin costo adicional programas como Microsoft Word y Google Docs.
2. Contratos y acuerdos de confidencialidad. Muchos clientes tendrán sus propios contratos para utilizar con contratistas y trabajadores independientes. Lee con detenimiento las condiciones o términos de los contratos. No temas cuestionar todo lo que no tenga sentido o no venga al caso. Casi siempre te pedirán que firmesun Nondisclosure Agreement (NDA, acuerdo de confidencialidad), que suele ser estándar. Este exige que accedas a proteger la información sobre la empresa que puedas conocer en el curso de tu trabajo y también la propiedad intelectual del trabajo que produzca.
3. Enunciado de Trabajo. Aun si ya tienes un contrato, muchos clientes te pedirán que redactes un Statement of Work (SOW, Enunciado de Trabajo) para cada proyecto. Es buena idea ofrecer uno, incluso si no lo piden. El SOW es un acuerdo específico a cada proyecto que enumera y describe las tareas que va a realizar y el tiempo que tomarán. Fija lo que el cliente puede esperar, cuándo se entregará el trabajo y el precio. También puedes incluir información sobre los recursos que se necesitan para el proyecto, y los roles y las responsabilidades de cada parte. El secreto de un buen SOW es evitar las vaguedades. Si es demasiado general e impreciso, pudede acabar con una disputa entre manos. Una vez que se acuerde y firme el SOW, estará preparado para iniciar el proyecto.