Cómo puede un equipo financiero ayudar a tu pequeña empresa

Contador: el contador se encarga de preparar estados financieros, gestionar las declaraciones de impuestos y supervisar las auditorías. Contratar a un contador puede implicar una inversión costosa, ya que su tarifa puede ser hasta cuatro veces mayor que la de un tenedor de libros. Sin embargo, cabe considerar que el contador aporta a tu equipo una perspectiva a largo plazo. Este profesional no debe encargarse de anotar ni controlar las transacciones del día a día. Se recomienda adoptar un esquema de consultas trimestrales con tu contador, las cuales deben centrarse en la situación financiera a grandes rasgos. 

Tenedor de libros: el tenedor de libros es responsable de registrar las transacciones financieras y de asegurar la precisión de todos los registros contables. Además, puede calcular los pagos que deban efectuarse al Gobierno y preparar estados financieros internos. Es importante que sepas llevar un registro preciso de tus transacciones del día a día, pero ten en cuenta que en algún momento podría resultar más eficiente contratar a un tenedor de libros. Si llega un momento en el que mantener personalmente los registros financieros de tu empresa te roba tiempo que podrías dedicar al crecimiento de tu negocio, deberías encargar esa función a otra persona.

Por qué es importante contar con un equipo financiero

¿Revisas tus estados de cuenta bancarios de cada mes? ¿Y tienes cuentas separadas para tu empresa y tus fondos personales? Contar con un equipo financiero no te exime totalmente de la responsabilidad de usar buenas prácticas financieras como empresario. Ni tampoco sería sensato combinar las funciones de tu equipo financiero a fin de ahorrar dinero y tiempo. A medida que crezca tu negocio y generes suficientes ingresos para costear los servicios de un tenedor de libros y de un contador, ten en cuenta lo que aporta cada uno.

El valor de los servicios de un contador: Amanda Gascoigne, contadora certificada con 20 años de experiencia en pequeñas empresas, explica que "los contadores no acceden simplemente a tu sistema informático, oprimen un botón y producen tus (…) estados financieros y declaraciones de impuestos".

Si bien sus servicios cuestan más que los de un tenedor de libros, el contador ayuda a gestionar el cumplimiento de las normativas; aporta una perspectiva de pensamiento crítico a los factores externos que afectan los impuestos que debes pagar; y mantiene contactos, por ejemplo, con asesores de recursos humanos y abogados de confianza. En pocas palabras, un buen contador posee destrezas humanas que no pueden automatizarse con un programa de software contable.

El valor de los servicios de un tenedor de libros: la teneduría de libros permite llevar un control de todas las transacciones que se realicen en tu empresa, pero consiste en más que unas simples anotaciones. Supongamos que quieres entender por qué no lograste mayores ganancias a pesar de haber disfrutado de un período de grandes ventas. El estado financiero más reciente indica que gastaste una fortuna en costos de franqueo y artículos de oficina. En consecuencia, podrías tomar la decisión de comprar en grandes cantidades para reducir los costos unitarios o, a fin de aprovechar los descuentos ofrecidos por el proveedor, limitar tus pedidos a dos por año. La teneduría de libros precisos mejora las actividades presupuestarias y la gestión del flujo de dinero. Pero, desde luego, la recopilación y el análisis de estos datos es una labor que lleva tiempo. Contratar a un tenedor de libros puede ser una manera eficiente de mantenerte al día con estas funciones esenciales.

Cómo aprovechar nuevas oportunidades de negocio

A veces, la suma de los pequeños hábitos financieros se combina para crear el marco más amplio de una empresa con solidez financiera. Y una situación financiera saludable, a su vez, puede poner al propietario en condiciones para aprovechar de inmediato las siguientes oportunidades para pequeñas empresas:

Subvenciones: la teneduría de libros precisos permite ahorrar tiempo a la hora de solicitar subvenciones, sobre todo si el plazo para presentar la solicitud está por vencer.

Créditos y deducciones tributarios: tu contador tal vez pueda identificar créditos y deducciones que beneficiarían a tu empresa, entre ellos el crédito de retención de empleados.

Inversiones de capital de riesgo: una buena gestión de los estados de cuenta financieros de flujo de dinero, de resultados y de pérdidas y ganancias crea una transparencia financiera que puede inspirar confianza en quienes tengan interés en invertir capital de riesgo en tu empresa.

Contratos gubernamentales: si tu empresa puede proporcionar los registros financieros claros que se exigen para el proceso de evaluación, podrías obtener contratos con entidades gubernamentales a nivel federal, estatal y local.  

Certificaciones para pequeñas empresas: puedes ampliar tu acceso a nuevas oportunidades y lograr que crezca tu negocio con la asesoría de organizaciones y agencias que ayudan a las pequeñas empresas capaces de acreditar que cumplen ciertos criterios (por ejemplo, cuyos propietarios son mujeres o pertenecen a grupos raciales minoritarios).

Préstamos bancarios: si llevas buenos registros financieros y cuentas con una sólida relación con el banco donde tengas tu cuenta empresarial, puedes acceder a líneas de crédito, préstamos para pequeñas empresas y otros recursos.

Para construir una empresa con solidez financiera y oportunidades de crecimiento, se necesita tiempo y paciencia.  Pero a medida que crezca tu negocio, una inversión para mejorar tu equipo financiero podría traducirse en ahorros a largo plazo y, posiblemente, en el acceso a oportunidades que antes eran inalcanzables.

Para obtener más información sobre cómo tercerizar las responsabilidades financieras a profesionales certificados, descarga las hojas de consejos de AARP sobre contabilidad y teneduría de libros o visita el Centro de recursos para pequeñas empresas de personas mayores de 50 años (Small Business Resource Center for the 50-plus) —enlaces en inglés— para acceder a recursos adicionales relacionados con las prácticas financieras.

Ashley Powdar es la directora de contenidos para empleadores del equipo de Adaptabilidad Económica de AARP. Trabaja con los participantes del Programa de Compromiso de Empleadores de la organización para promocionar el valor de una fuerza laboral multigeneracional. También asiste e informa sobre cuestiones que afectan a los propietarios de pequeñas empresas.