Lista detallada para planear bien una reunión familiar

• Forma el comité de planificación de la reunión. Asegúrate de que haya representantes de todas las edades e ingresos. Luego, crea subcomités para categorías como comidas, artículos de recuerdo, redes sociales, finanzas, entretenimiento.
• Comienza a armar la lista o base de datos de correos. Incluye detalles como direcciones postales y electrónicas, parentesco e identificadores de las redes sociales. Con el tiempo puedes compartirla en línea o incluso vender un directorio para recaudar fondos. Busca formularios descargables en Etsy.
• Crea un sitio web o una página en una red social para generar entusiasmo y ayudar a ubicar a parientes distantes o difíciles de localizar.
• Abre una cuenta bancaria dedicada a la reunión y escoge a un tesorero o un equipo de personas encargadas.
• Selecciona un sistema o una aplicación de administración para gestionar los pagos y las finanzas.
• Envía una encuesta a la familia para solicitar ideas de destinos, actividades y costos. Pregunta si hay conflictos de fechas por bodas o graduaciones.
• Asiste a un taller sobre organización de reuniones, visita hoteles u otros lugares, investiga las atracciones y comunícate con las oficinas o las cámaras de comercio para conseguir ideas, precios e información.
• Escoge un tema (por ejemplo, lejano Oeste, árbol genealógico, luau hawaiano).
• Decide si vas a recaudar fondos y piensa en estrategias.
• Empieza un cuaderno sobre la reunión —impreso o digital— con sugerencias, ideas y contactos para pasárselo al próximo comité.

1 año antes

• Elige la fecha.
• Elige el lugar.
• Trabaja con un planificador de la oficina de turismo o negocia para reservar un bloque de habitaciones, cabañas o lugares para acampar.
• Envía avisos con detalles preliminares para que los invitados reserven la fecha.
• Negocia con las atracciones, las compañías de transporte, el lugar de la reunión y el servicio de catering para conseguir descuentos para grupos.
• Define el precio por persona.
• Comienza a recaudar fondos.
• Decide si vas a ofrecer una clase o un taller (por ejemplo, genealogía, salud familiar, planificación financiera) y coordina con los parientes que harán la presentación o con los presentadores a cargo.
• Establece si se utilizará un sistema de transmisión en vivo, Zoom u otra tecnología.

9 meses antes

• Fija la fecha límite para confirmar la asistencia a la reunión y considera ofrecer un incentivo a los que se inscriben temprano, como un descuento en el alojamiento o una camiseta gratis.
• Envía las invitaciones con los detalles de la inscripción y los formularios de pedido. Utiliza el formulario de inscripción para recolectar datos de la familia, como fechas de nacimiento y matrimonio, y agrégalos a la base de datos del directorio.
• Reserva el alquiler de sillas, mesas, mantelería, cristalería, juegos de césped y toldos.
• Recluta voluntarios para que ayuden con los eventos de la reunión.

6 meses antes

• Finaliza el cronograma de la reunión y envíaselo a los invitados.
• Finaliza el entretenimiento y recuérdale a la familia sobre los eventos participativos, como el concurso de talento, el show de artesanías, la noche de cultura general, el karaoke o el intercambio de anécdotas familiares.
• Encarga los artículos personalizados de los fabricantes (por ejemplo, camisetas, bolsos, gorras).

3 meses antes

• Finaliza los menús del banquete y otras comidas planeadas. No olvides incluir opciones para las dietas vegetarianas, veganas, con poco sodio y con otras restricciones.
• Crea un plan de limpieza y recluta voluntarios si el sitio de la reunión no ofrece este servicio.

6 semanas antes

• Comunícate con los que no confirmaron su asistencia o no pagaron el depósito.
• Recuerda a los invitados que traigan recuerdos de familia, recetas o artesanías para compartir.
• Prepara etiquetas con los nombres y los bolsos con artículos de recuerdo.

1 semana antes

• Escoge a los capitanes o los encargados de resolver problemas de la reunión. Asegúrate de que las familias sepan a quién contactar si tienen preguntas o surgen problemas.
• Diles a las familias cómo compartir fotos de la reunión.
• Contacta a los voluntarios y repasa con ellos sus trabajos, como inscripción o preparación de la suite de hospitalidad.
• Envía el recuento final de comidas al servicio de catering.
• Prueba toda la tecnología —proyectores, computadoras portátiles, transmisión en vivo, Zoom— para asegurarte de que funcione.

El día de la reunión

• ¡Diviértete!

Después de la reunión

• Envía notas de agradecimiento a los voluntarios y al personal del lugar de la reunión.
• Salda los pagos o las cuentas pendientes.
• Decide si mantener abierta la cuenta bancaria de la reunión para eventos futuros y, en ese caso, determina quién tiene la autorización para distribuir los fondos.
• Programa una reunión posterior con el comité de planificación para analizar lo que funcionó y lo que fracasó. Actualiza el cuaderno de planificación.
• Envía una encuesta a las familias para preguntarles qué les gustó y qué no.
• Designa a alguien para que mantenga actualizado el sitio web o las redes sociales.
• Actualiza el directorio familiar con los datos recolectados durante la reunión o de las inscripciones. Nombra a alguien para mantenerlo actualizado con los nacimientos, los fallecimientos y los cambios de dirección.
• Comparte las fotos o las recetas recolectadas.
• Escoge a un comité para la próxima reunión y pásale los consejos y las herramientas de planificación.

Susan Moeller colabora con artículos sobre estilos de vida, salud, finanzas y temas de interés humano. Fue reportera y redactora de varios periódicos; también escribe artículos y ensayos para The Boston Globe Magazine y para su estación local de NPR, entre otros medios.