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4 consejos rápidos para ayudarte a dominar las videoconferencias

Aprende a silenciar el micrófono, compartir pantalla y grabar reuniones en Google Meet, Microsoft Teams y Zoom.


spinner image una videollamada con fondo verde
James Clapham

Desde que las videoconferencias se convirtieron en la norma en el lugar de trabajo hace casi cinco años, los usuarios casuales también las han adoptado.

Eso se debe en parte a que Zoom, Microsoft Teams y Google Meet —así como las aplicaciones orientadas más a las videollamadas que al uso en el lugar de trabajo, como FaceTime de Apple, Messenger y WhatsApp de Meta, y Skype de Microsoft— son gratuitas para uso personal. También funcionan en múltiples dispositivos (computadoras portátiles, teléfonos inteligentes, tabletas y muchas pantallas inteligentes) y son fáciles de usar.

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La encuesta de tendencias tecnológicas para el 2024 de AARP halló que el 44% de los adultos de 50 años o más han hecho videollamadas en los últimos tres meses, en comparación con el 94% que envía mensajes de texto, el 80% que envía correos electrónicos y mensajes de texto y el 72% que usa las redes sociales. Las aplicaciones permiten chats grupales de hasta 100 participantes en forma gratuita, por lo general con una duración máxima de 40 a 60 minutos.

Ya sea para asuntos de negocios o que participes en la reunión mensual de tu club de lectura, es importante que conozcas los detalles de las reuniones por video.

1. Prepara el escenario con buena iluminación, audio y fondo

Primero, asegúrate de tener una conexión robusta de wifi. Si tu wifi es inestable, siéntate cerca del enrutador. Luego, recuerda que una iluminación y un audio adecuados son fundamentales.

Más libertad para moverte

Las videollamadas ya no requieren que estés siempre sentado mirando a la cámara. Varios servicios funcionan en pequeños dispositivos de mesa, como el Nest Hub Max de Google o el Echo Show de Amazon. Con estas pantallas, puedes chatear mientras te mueves por la cocina.

— Chris Morris y Lexi Pandell

Iluminación. La luz más natural proviene de una ventana, por lo que debes colocar la computadora u otro dispositivo con la parte posterior hacia la ventana y mirando hacia ti. Si no tienes esa opción, considera comprar un anillo de luz que irradia un brillo difuso a través de una colección de bombillas LED en lugar de un haz deslumbrante. Algunos de estos anillos se pueden enganchar a la pantalla de la computadora, mientras que otros son independientes.

Para verte lo mejor posible, centra tu rostro dentro del marco. No mires hacia arriba o hacia abajo, mira directamente al frente. Eleva el dispositivo como sea necesario, con libros o con una base de apoyo.

Audio. Las computadoras portátiles, tabletas, teléfonos inteligentes y cámaras web estándar tienen un audio decente, pero haz el esfuerzo de hablar con claridad en el micrófono incorporado del dispositivo. Es muy importante minimizar el ruido de fondo, por ejemplo, un televisor con volumen fuerte en una habitación contigua. Algunas plataformas filtran el ruido del camión de basura que pasa por la calle, mientras que otras parecen magnificarlo.

Fondo. Si quieres ocultar la actividad o el entorno algo imperfecto que tienes detrás, difumina el fondo o reemplázalo con uno de los fondos que vienen incluidos en la aplicación de videoconferencia.

2. Aprende cuándo silenciar el micrófono y cómo hacerlo con rapidez

Incluso si no estás en cámara, los sonidos de tu entorno se escuchan. El botón de silencio es tu mejor aliado.

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Mitiga un ruido fuerte inesperado, como la reacción de tu perro al timbre, activando un silencio rápido. O si estás hablando, presiona el botón de silencio para acallar un hipo o un estornudo repentino.

Si eres el anfitrión de la reunión, puedes silenciar a todos los asistentes para evitar interrupciones. Pero si no estás silenciado automáticamente, asegúrate de que tu micrófono esté apagado durante toda la llamada a menos que lo actives.

Y asegúrate de silenciar todas las notificaciones mientras estás en una videollamada. Eso incluye no solo la computadora, sino también una tableta o un teléfono inteligente que se encuentren cerca.

Con estos comandos del teclado puedes silenciar el micrófono si está abierto o habilitarlo si está apagado:

  • Meet. Comando ⌘ + d en una Mac. Ctrl + d en Windows.
  • Teams. Comando ⌘ + Shift + M en una Mac. Ctrl + Shift + M en Windows.
  • Zoom. Comando ⌘ + Shift + A en una Mac. Alt + a en Windows.

3. Comparte tu pantalla y presenta

A veces necesitas compartir tu pantalla para presentar un documento sobre el que deseas recibir comentarios o tienes que compartir una presentación de diapositivas. Esto permite que todos los participantes de la llamada vean la pantalla de tu computadora.

Esta es una función muy útil que está incorporada en la mayoría de las herramientas de comunicación y colaboración más populares y su activación es simple. Por seguridad, los anfitriones de las reuniones pueden impedir que los usuarios compartan sus pantallas.

Meet

1. Haz clic en el icono del cuadro con la flecha hacia arriba ubicado en la parte inferior de la pantalla. Verás Present now (Presentar ahora).

2. Selecciona lo que deseas compartir. Verás una imagen en miniatura más pequeña de lo que verán los demás; haz clic en la imagen y en Share (Compartir) para confirmar tu selección.

3. Al terminar, haz clic en Stop sharing (Detener presentación) cerca de la parte inferior.

Teams

1. Haz clic en el cuadro con una flecha hacia arriba en la barra de herramientas superior, el icono de Compartir, y selecciona la ventana que deseas compartir. Confirma que esté enmarcada en rojo.

2. Al terminar, selecciona el cuadro con la X de Dejar de compartir en la parte inferior derecha de la pantalla.

Zoom

1. Haz clic en el cuadro con la flecha verde hacia arriba, el ícono de Compartir en la parte inferior, y elige lo que deseas compartir.

2. Si quieres reproducir una grabación, haz clic en las pestañas con audio (sonido) o video.

3. Cuando hayas terminado de compartir, haz clic en la pestaña roja Stop Share (Dejar de compartir) en la parte superior de la pantalla.

4. Graba la reunión (elimina la necesidad de tomar notas)

Si estás asistiendo a una presentación de equipo, a una clase de cocina o incluso a un tutorial práctico, tomar notas puede ser una distracción. En vez de eso, graba la sesión para verla más tarde.

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Sin embargo, para poder grabar una llamada tú debes ser el anfitrión. Si no eres el anfitrión de la sesión, pregunta con anticipación para que el anfitrión pueda configurar una grabación. Puede que necesites la aprobación de otros en el grupo. Si eres el anfitrión, grabar una llamada es fácil. Google Meet no ofrece grabación en su servicio gratuito.

Teams

1. Haz clic en los tres puntos horizontales ⋯ en la barra de herramientas | Start Recording (Iniciar grabación).

2. Detén la grabación haciendo clic en los tres puntos horizontales ⋯ | Stop recording (Detener grabación). Se guardará automáticamente en tu carpeta OneDrive en la nube.

Zoom

1. Haz clic en Record (Grabar) debajo de la pantalla.

2. Para finalizar la grabación, haz clic en Stop (Detener grabación). Si tienes una cuenta gratuita, la grabación de la reunión se guardará en tu disco duro o en la memoria de tu teléfono o tableta y se convertirá al formato .mp4 cuando termines la llamada.

8 formas en que los participantes pueden ser corteses

Las reuniones de grupo virtuales, con o sin video, tienen una etiqueta diferente a las llamadas individuales:

  1. Sé puntual.
  2. Vístete apropiadamente: los participantes podrían ser invitados a estar en cámara.
  3. Silencia el micrófono cuando no hables.
  4. Presta atención.
  5. Nunca interrumpas a un presentador y sé respetuoso con los demás oradores.
  6. Prepárate para participar.
  7. Conoce el momento de hacer una pregunta. Algunas aplicaciones te permiten levantar la mano virtualmente y permiten hacer preguntas o comentarios en una función de texto que forma parte de la reunión.
  8. Habla claramente.

Este artículo, originalmente publicado el 26 de julio del 2021, ha sido actualizado con atajos adicionales y mejores prácticas.

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