¡Vuelven las reuniones familiares! 6 pasos para que sean inolvidables

Las reuniones pueden ser eventos de gran envergadura que atraen a cientos de asistentes, lo que las convierte en un negocio importante para el sector de la hostelería. Antes de la pandemia, las personas que asistían a reuniones en Detroit ocupaban más de 15,000 habitaciones de hotel al año y generaban más de $16 millones en gastos directos de los visitantes, según cifras de la Detroit Metro Convention and Visitors Bureau (Oficina de Turismo y Convenciones del Área Metropolitana de Detroit). Eso significa que las oficinas de turismo y convenciones, los hoteles, los restaurantes, las líneas de cruceros y otras atracciones están deseosos de atraer a las familias, ofreciendo incluso sesiones informativas y descuentos.

Enfócate en la planificación y la organización

Ya sea para 30 o 300 personas, una reunión familiar requiere organización y creatividad. La familia de Harris tiene comités de planificación de reuniones tanto en el norte como en el sur, ya que la ubicación de los eventos varía entre Virginia y Nueva Jersey y otros lugares intermedios, como las montañas Pocono, en Pensilvania. Las reuniones de Harris suelen celebrarse cada dos años y pueden incluir un banquete, un baile, un concurso de talentos, actualizaciones y noticias de la familia, excursiones locales y servicios religiosos.

Pero para muchos, la planificación de eventos no es una capacidad innata.

"Organizar una reunión requiere algo de aprendizaje", dice Edith Wagner, editora de la revista Reunions. Wagner fundó la revista hace más de 30 años con la esperanza de ayudar a las personas adoptadas como ella a reunirse con sus familias biológicas. Hoy, la revista se ha ampliado para incluir recursos, consejos y listados para reuniones familiares, escolares y militares.​ ​

La sugerencia de Wagner es comenzar poco a poco: no intentes planificar demasiadas actividades el primer año. "Habrá quienes comiencen y quieran hacer todo en la primera reunión", dice. "Y no puedes hacer eso, porque tienes que darles tiempo a los demás para entender lo que estás haciendo".

Los expertos agregan que es importante incluir a todos los grupos de edad en la planificación de reuniones, en particular a los jóvenes. Son, después de todo, el futuro de la familia y de las reuniones. Harris dice que los jóvenes adultos de su familia aún no han asumido la responsabilidad de planificar, pero valoran mantenerse en contacto entre sí, con la ayuda de la tecnología. Tienen un grupo de mensajes de texto en GroupMe, por ejemplo, dice.

"Están muy pendientes los unos de los otros", dice Harris. "Y a veces las conversaciones se prolongan durante horas e incluso días".

¿Estás considerando organizar una reunión familiar? Estos son algunos consejos para comenzar.

1. Comienza pronto. Nunca es demasiado pronto para comenzar a planificar, incluso si es solo para una barbacoa en el patio trasero, dicen los expertos. Si estás planificando una reunión para un grupo grande en un hotel u otro lugar, aconsejan que empieces con dos años de antelación. Un calendario puede ayudarte a mantenerte organizado y a asignar tareas, y a evitar sorpresas.

2. Asegúrate de que el comité de reunión sea inclusivo. Un rango de edades e ingresos ayudará a garantizar que haya actividades que todos puedan disfrutar y costear, dicen los expertos. "Debes incluir a personas que representen a los jóvenes, a las familias con niños y a los adultos mayores", dice Harris. "Las personas se sienten heridas cuando se las deja de lado". Además, incluir a las generaciones más jóvenes en la planificación los preparará para tomar el relevo en el futuro.

3. Consulta a los expertos. El Family Reunion Institute organiza talleres virtuales gratuitos sobre cómo organizar una reunión. Las oficinas de turismo y convenciones y las cámaras de comercio también patrocinan talleres de reuniones familiares en los que se incluyen hoteles, restaurantes y atracciones, y se ofrecen consejos de organización. Jeffrey Mills, un experto en mercadeo recientemente jubilado que vive cerca de Atlanta, escribió un manual para la industria hotelera sobre cómo atraer al mercado de las reuniones y también ha impartido clases en ferias comerciales. Se enfoca en consejos prácticos, incluida la creación de una hoja de cálculo de asistentes a la reunión que rastrea nombres, direcciones y relaciones. Puedes usar la información para crear un árbol genealógico y recaudar fondos para la reunión cobrando una pequeña cantidad por las copias.

4. Usa la tecnología. El correo electrónico, las redes sociales y las aplicaciones de mensajes de texto como Facebook Groups y GroupMe pueden ayudar a las personas a mantenerse en contacto entre reuniones y a generar entusiasmo por los próximos eventos. Las aplicaciones de pago como PayPal o Venmo facilitan el manejo del dinero, lo que incluye permitir que las personas paguen en cuotas. Usa Zoom o aplicaciones similares para estar en contacto, para incluir a las personas que no pueden asistir en persona y para organizar eventos como clases de cocina familiares.

5. Busca oportunidades para intercambiar información. El Family Reunion Institute alienta a las familias a compartir información de salud. "A menudo las familias padecen enfermedades hereditarias, y pueden organizarse para apoyarse mutuamente y ayudar a prevenir posibles problemas de salud", dice Holloman, cuya organización sin fines de lucro promueve la investigación sobre las reuniones familiares y ayuda a las familias, en particular a las de ascendencia afroamericana, a organizarlas.

6. Comparte la historia familiar. Lisa Louise Cooke de Genealogy Gems, una autora y creadora de pódcast y de contenido en YouTube, tiene muchos consejos sobre cómo compartir la historia de manera divertida en las reuniones, como un juego de rayuela que requiere responder una pregunta de trivialidades sobre la familia. También tiene sugerencias de regalos con motivos genealógicos. Una familia utilizó el diseño de una manta muy atesorada para crear un envoltorio para barras de caramelo de recuerdo. Otra reunía y distribuía las recetas familiares favoritas. "Para mí, una reunión familiar no es realmente una reunión familiar sin genealogía", dice. "Lo único que une a todos son los antepasados".

Susan Moeller colabora con artículos sobre estilo de vida, salud, finanzas y temas de interés humano. Fue reportera y redactora de varios periódicos; también escribe artículos y ensayos para The Boston Globe Magazine y para su estación local de NPR, entre otros medios.